KI 3134 Skjerming/tilgangsstyring av saker/dokumenter i WebSak

2026-02-11 (oppdatert 2026-03-19)

I denne kunnskapsartikkelen lærer du hvordan vi skjermer (setter tilgangskode) på en sak eller et dokument i WebSak.

For informasjon om tilgangsgrupper, les kunnskapsartikkel KI 3192.

Hvorfor vi skjermer

Vi skjermer saker og dokumenter som inneholder sensitive opplysninger for å hindre at uvedkommende får tilgang til dem. Slike opplysninger kan gjelde personlige forhold eller være av konkurransemessig betydning eller sikkerhetsmessige hensyn.

Metadataene (tittel, avsender/mottaker, osv.) til alle dokumenter UiB mottar eller produserer blir publisert på offentlig journal, og derfor er det viktig at vi skjermer ved behov. Noen dokumenter skjermes kun av interne hensyn og inneholder ikke nødvendigvis noe sensitivt. Et eksempel er personalsaker. Disse blir skjermet for å unngå at alle WebSak-brukere har fri tilgang til dokumenter om ansatte. Det samme gjelder saker som omhandler en student.

Les mer om tilganger og skjerming her: https://dok.app.uib.no/rutinesamling/tilganger-skjerming/

Hva du må være obs på ved skjerming i WebSak

Alle saker og dokumenter må ha en tilgangskode og er derfor skjermet i teorien, men ikke i praksis. Tilgangskoden INT blir brukt på saker/dokumenter som skal være åpne og tilgjengelige ettersom alle brukere er autorisert for denne.
Hvilken tilgangskode som kan settes på en sak/dokument avhenger av hvilken type sak/dokument det gjelder og hvilke autorisasjoner brukeren har.
- Personalsaker skal ha enten tilgangskode P, PT eller PX. Alle saker/dokumenter som gjelder en ansatt må ha minst P.
- Studentsaker skal ha enten tilgangskode S, ST eller SX. Alle saker/dokumenter som gjelder en student må ha minst S.
- Andre typer saker (f.eks. rekrutteringssaker, økonomisaker, forskningssaker) må ha minst tilgangskode INT (altså ingen skjerming), og ellers avhenger de tilgjengelige tilgangskodene av sakstypen.
Alle saker og dokumenter som blir opprettet får automatisk en tilgangskode. Denne skjermingen blir enten forhåndsutfylt i saks- eller dokumentmalen som er valgt eller arves fra saken (hvis det er et dokument). Skjermingen som er satt kan endres i etterkant.

Hvordan skjerme en sak eller et dokument

For å skjerme en sak/dokument klikker du på tilgangskoden som vises øverst til høyre, eventuelt går du til kontekstmenyen under de tre prikkene og velger Sett tilgang.

NB! Du vil kun få mulighet til å se skjermingen og å endre på den etter at du har opprettet en sak/dokument. Husk å alltid sjekke at tilgangskoden stemmer selv om den er forhåndsutfylt.

I vinduet du får opp må du velge fire ting:

1. Tilgangskode
Alt av saker og dokumenter må ha en tilgangskode i WebSak, også det som ikke egentlig skal skjermes.

INT brukes for det som ikke skal skjermes, men skal være åpent og tilgjengelig for alle
Personalsaker må ha minst P
Studentsaker må ha minst S

Ellers avhenger de tilgjengelige tilgangskodene av sakstypen og hvilke koder en bruker er autorisert for. Fargekodene på tilgangskodene forteller om den skal brukes for åpen, begrenset, fortrolig eller strengt fortrolig informasjon, basert på UiBs lagringsguide. Under hver tilgangskode står det (med grå skrift) også noen stikkord om tilgangskodens bruksområde i tillegg til hvilken avskjermingskode du skal velge i kombinasjon med tilgangskoden (les mer om avskjermingskoder nedenfor).

Dersom du er usikker på hvilken tilgangskode du skal velge, kan du lese mer her.

2. Avskjermingskode
Avskjermingskoden avgjør hva som skal skjermes på en sak eller et dokument. På offentlig journal vises ikke feltene tittel 2 og klassering, uavhengig av skjerming, og de eneste filene vi fulltekstpubliserer er møtedokumenter fra styrer, råd og utvalg. Hvilken avskjermingskode man velger har derfor mest å si for den interne tilgangsstyringen i WebSak.

Vi har fire ulike nivåer:

0 - Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten) brukes kun sammen med tilgangskode INT på det som skal være åpent for alle.
1 - Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering) på sak, Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller avs./mottaker) på dokument.
2 - Skjerming av filer, tittel 2 og tilleggsdata (ikke klassering) på sak, Skjerming av filer, tittel 2 og tilleggsdata (ikke avsender/mottaker) på dokument.
3 - Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata på sak, Skjerming av filer, tittel 2, avsender/mottaker og tilleggsdata på dokument.

Under hver tilgangskode står det (med grå skrift) hvilken avskjermingskode du skal velge. Står det f.eks. [Bruk S-1], er det meningen at tilgangskode S skal kombineres med avskjermingskode 1. Står det [Bruk TB-1/TB-3], velger du enten avskjermingskode 1 eller 3, avhengig av hvor mye metadata som skal skjermes.

3. Paragraf
Paragrafen (hjemmelen) forteller oss hvorfor noe er skjermet. For å unnta opplysninger fra offentligheten må vi vise til en lov som begrunner dette.

I tillegg til disse paragrafene har vi i WebSak en blank "paragraf" som vises som en bindestrek "-". Denne brukes både for saker/dokumenter som ikke skal skjermes (tilgangskode INT), som kun skjermes internt eller som ikke har blitt offentlighetsvurdert ennå. Det vil si at vi bruker denne paragrafen på alle dokumenter fram til det blir bedt om innsyn i dem, for det er først da det er nødvendig å oppgi en paragraf.

Vær obs på at paragrafene vises med to versjoner når man skal velge en fra listen. Det er paragraf nr. 2 (den uten forkortelser) som vises i selve filen ved bruk av tekstmal.

4. Skjerming av dokumenter og versjoner
Hva du velger her avgjør hvorvidt de underliggende elementene (dokumentene/filene) skal arve skjermingen som er valgt på saken/dokumentet.

Ikke utfør endringer på underliggende elementer er standard. Alle nye dokumenter som blir opprettet i en sak arver automatisk sakens skjerming med mindre en annen skjerming velges på dokumentet. I de fleste tilfeller er det dermed ikke ønskelig at skjermingen skal kopieres fra sak til dokument.
(Kopier skjermingsinformasjon til alle underliggende elementer uten skjerming) er ikke et alternativ fordi det ikke vil finnes noen dokumenter eller filer i vår base uten skjerming så lenge vi bruker tilgangskode INT på alt som skal være åpent.
Kopier og overskriv skjermingsinformasjon til alle underliggende elementer kopierer sakens skjerming til dokumentene og erstatter samtidig den skjermingen dokumentene eventuelt måtte ha fra før. Bruk denne kun hvis du er sikker på at det ikke finnes dokumenter i saken som burde beholde sin opprinnelige skjerming.

(5. Publisering)
Du kan se bort fra denne.

Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119