KI 3215 Erklær deg Microsoft Copilot for M365 klar

2026-03-26 (oppdatert 2026-04-22)

Før du kan bestille for Copilot for Microsoft 365, må du være trygg på egne data, tilgangsstyring og grunnleggende KI‑bruk. Dette er nødvendig for å beskytte informasjon og sikre gode resultater når du bruker Copilot.

Nedenfor finner du kravene du må oppfylle. De tilsvarer avkrysningspunktene i skjemaet på UiBtilgang.

Dette er erklæringene i følgende egenerklæringsskjema i UiBtilgang for å erklære at du er Copilot-klar:

1. Jeg har kontroll på egne filer og data

For å bruke Copilot på en trygg måte må du ha orden i egne arbeidsområder:

Filer som er ryddige, oppdaterte og plassert riktig
OneDrive brukes til personlig arbeid, Teams/SharePoint til felles arbeid
Du vet hva som deles, og med hvem
Du har fjernet utdaterte dokumenter og duplikater

Vi anbefaler at du tar en "rydderunde" gjennom din OneDrive og sletter filer du ikke har behov for lenger.

2. Jeg vet hvilke tilganger jeg har i Microsoft 365

Du må ha kjennskap til:

Hvilke team, kanaler, områder og delte mailbokser du har tilgang til
At Copilot får tilgang til det du har tilgang til

Vi anbefaler at du i Teams går over hvilken Team du er medlem/eier i.
I outlookklienten (Outlook classic) blir delte mailbokser automatisk koblet opp og legger seg i menyen til venstre.

3. Jeg klassifiser filene mine

Korrekt klassifisering er nødvendig for trygg bruk av Copilot.

Bruk UiBs klassifisering: Åpen / Begrenset / Fortrolig
Sensitive data skal klassifiseres som Fortrolig
Merk: Filer merket Restricted eller Copilot – Exclude brukes ikke av Copilot for Microsoft 365

Vi anbefaler at du under "rydderunden" i OneDrive merker filer som Copilot ikke skal bruke til Restricted eller Copilot - Exclude.
Les mer om klassifisering i UiB sin lagringsguide og i KI 1111.

4. Jeg følger UiBs krav til personvern og informasjonssikkerhet

Du må:

Kjenne UiBs regler for behandling av personopplysninger
Sikre at sensitive filer er lagret på riktig sted
Vite at Copilot‑samtaler logges
Vite at personopplysninger beholdes bare hvis de er nødvendige for et klart formål og så lenge det er nødvendig

Utfyllende informasjon ligger i Informasjons-og-kommunikasjonsteknologi SIP Del 1-3 og i personvernportalen.

5. Jeg forstår hvordan Copilot bruker dataene mine

Dette innebærer at du:

Forstår at Copilot kun bruker data du selv har tilgang til
Vet at Copilot ikke alltid søker i alle tilgjengelige kilder
Vet at Copilot ikke gjør noe uten (aktiv) interaksjon med deg

Her kan du lese mer om Microsoft sine garantier for personvern i Copilot: Microsoft Learn | Privacy and Protections

6. Jeg er klar over mitt ansvar når jeg bruker Copilot

Som Copilot‑bruker er du ansvarlig for at:

Dataene dine er riktige og korrekt plassert
Du ikke bruker Copilot på informasjon den ikke skal behandle
Copilot brukes som et arbeidsverktøy — ikke en beslutningstaker
Du må kvalitetssikre alle svar

7. Jeg har gjennomført KI Kompetanseløft modul 1 og 2

KI Kompetanseløft er et opplæringstilbud fra universitetsdirektøren/UIB rettet mot alle teknisk-administrative ansatte ved universitetet.
Modulene er ikke rettet mot faglig ansatte, men kan med fordel tas.
Les mer om KI Kompetanseløft med lenker til modulene.

Etter utfylling

Når du har fylt ut dette skjemaet, blir følgende rettighet tilgjengelig i UiBtilgang:
Screenshot of the entitlement for Microsoft Copilot for M365 in UiBtilgang.

Denne må godkjennes av din leder, siden den medfører en ekstra lisenskostnad.