Importere via dra og slipp-funksjon fra Outlook, Teams og filutforsker

1. Det første du må gjøre er å finne/opprette saken i WebSak som du ønsker å importere til. (For veiledning, les kunnskapsartikkel KI 3132 Opprette en sak i WebSak.)
2. Åpne Outlook og velg riktig e-post. Dra denne over til saken i WebSak-vinduet.
3. Det hvite området i saken blir nå grønt. Det betyr at du kan slippe e-posten og den vil opprettes som et nytt dokument. Får du opp fargen rød istedenfor, betyr det at det ikke er mulig å importere, kanskje fordi saken er avsluttet.
   • NB! Området blir også rødt dersom du drar e-posten bort til et eksisterende dokument i saken som ikke har status Reservert. Slipper du e-posten på et dokument som har status Reservert, legges filen som et vedlegg til det dokumentet - altså blir den ikke opprettet som et eget dokument.
   • 
4. Når du slipper e-posten, åpnes et vindu hvor du må fylle ut visse felter:
   • Du må velge riktig dokumenttype - er dette en e-post du har mottatt fra en ekstern avsender (inngående brev)? Er den blitt sendt mellom kollegaer og skal kun legges inn som dokumentasjon i en sak (X-notat)? Les mer om dokumenttyper i KI 3139.
   • Avsender/mottaker vil være forhåndsutfylt, men sjekk at navnet som er oppgitt stemmer og at det ikke bare står e-postadressen til vedkommende.
   • Tittel vil også være forhåndsutfylt, men må ofte endres. Husk at tittelen skal beskrive innholdet i e-posten slik at det er enkelt å forstå hva det dreier seg om.
   • Les kunnskapsartikkel KI 3140 for mer utfyllende informasjon om å opprette et dokument.
   • Klikk Lagre oppe til høyre.
   • 

Importere via eksternt dokumentområde fra Outlook, Teams og OneDrive

1. Først må du finne/opprette en sak i WebSak som du ønsker å importere til. (For veiledning, les kunnskapsartikkel KI 3132 Opprette en sak i WebSak.)
2. Gå til venstremenyen. Er ikke denne synlig, klikker du på sirkelen med initialene dine oppe i venstre hjørne.
   • 
3. Nederst i venstremenyen står det Eksternt dok. område. Klikk på minustegnet framfor denne teksten slik at det blir en blå hake.
   • 
4. Nå skal det åpnes en boks på høyre side hvor du kan velge hvor du vil importere filer fra - enten E-post (Outlook), OneDrive eller Teams. Velger du Hent dokument henter du en fil fra et eksisterende dokument i WebSak.
   • 
5. Hvis du har valgt E-post får du opp de ulike mappene du har i Outlook slik at du kan gå til f.eks. innboksen din.
6. Velg den e-posten du ønsker å importere og dra denne over til saken.
7. Det hvite området i saken blir nå grønt. Det betyr at du kan slippe e-posten og den vil opprettes som et nytt dokument. Får du opp fargen rød istedenfor, betyr det at det ikke er mulig å importere, kanskje fordi saken er avsluttet.
   • NB! Området blir også rødt dersom du drar e-posten bort til et eksisterende dokument i saken som ikke har status Reservert. Slipper du e-posten på et dokument som har status Reservert, legges filen som et vedlegg til det dokumentet - altså blir den ikke opprettet som et eget dokument.
   • 
8. Når du slipper e-posten i det grønne området, åpnes et vindu hvor du må fylle ut visse felter:
   • Du må velge riktig dokumenttype - er dette en e-post du har mottatt fra en ekstern avsender (inngående brev)? Er den blitt sendt mellom kollegaer og skal kun legges inn som dokumentasjon i en sak (X-notat)? Les mer om dokumenttyper i KI 3139.
   • Avsender/mottaker vil være forhåndsutfylt, men sjekk at navnet som er oppgitt stemmer og at det ikke bare står e-postadressen til vedkommende.
   • Tittel vil også være forhåndsutfylt, men må ofte endres. Husk at tittelen skal beskrive innholdet i e-posten slik at det er enkelt å forstå hva det dreier seg om.
   • Les kunnskapsartikkel KI 3140 for mer utfyllende informasjon om å opprette et dokument.
   • Klikk Lagre oppe til høyre
   • 

Importere via WebSak-knapp i Outlook, Teams, Word, Excel og PowerPoint

Importere fra Outlook

1. Åpne e-posten i Outlook som du ønsker å importere til WebSak.
2. Klikk på WebSak-knappen oppe i høyre hjørne.
   • 
3. Det skal nå åpne seg en boks på høyre side hvor du må fylle ut visse felter:
   • Under Velg sak får du opp en liste med de siste sakene du har jobbet med. For å opprette en ny sak eller søke etter en eksisterende, klikker du på de tre prikkene bak feltet. (For veiledning ved oppretting av sak, les kunnskapsartikkel KI 3132.)
   • I feltet Dokumentmal velger du riktig dokumenttype/dokumentmal - er dette en e-post du har mottatt fra en ekstern avsender (inngående brev)? Er den blitt sendt mellom kollegaer og skal kun legges inn som dokumentasjon i en sak (X-notat)? Les mer om dokumenttyper i KI 3139.
   • Tittel vil være forhåndsutfylt, men må ofte endres. Husk at tittelen skal beskrive innholdet i e-posten slik at det er enkelt å forstå hva det dreier seg om.
   • Avsender/mottaker vil også være forhåndsutfylt, men sjekk at navnet som er oppgitt stemmer og at det ikke bare står e-postadressen til vedkommende.
   • Les kunnskapsartikkel KI 3140 for mer utfyllende informasjon om å opprette et dokument.
   • Klikk Lagre.
   • 

Importere fra Word

1. Åpne et Word-dokument som du ønsker å importere til WebSak.
2. Lagre dette. Lagrer du ikke dokumentet først, vil du ikke få mulighet til å importere det til WebSak etterpå.
3. Klikk på WebSak-knappen oppe i høyre hjørne
   • 
4. Det skal nå åpne seg en boks på høyre side hvor du må fylle ut visse felter:
   • Under Velg sak får du opp en liste med de siste sakene du har jobbet med. For å opprette en ny sak eller søke etter en eksisterende, klikker du på de tre prikkene bak feltet. (For veiledning ved oppretting av sak, les kunnskapsartikkel KI 3132.)
   • I feltet Dokumentmal velger du riktig dokumenttype. Les mer om dokumenttyper i KI 3139.
   • Tittelen skal beskrive innholdet i dokumentet slik at det er enkelt å forstå hva det dreier seg om.
   • Mottaker er obligatorisk på utgående brev og N-notat, men ikke X-notat.
   • Les kunnskapsartikkel KI 3140 for mer utfyllende informasjon om å opprette et dokument.
   • Klikk Lagre.
   • 
5. Er ikke Lagre-knappen aktiv (blå), og du får opp meldingen vist nedenfor, må du først lagre Word-dokumentet før du får mulighet til å importere det til WebSak. Når du har lagret, må du deretter lukke WebSak-boksen og begynne på nytt ved å klikke på WebSak-knappen.
   • 

Importere fra Teams

1. Gå til den kanalen hvor du ønsker å importere fra. Klikk på WebSak-fanen oppe på menylinjen. Dersom den ikke ligger der fra før, klikker du på plussknappen, Legg til fane og deretter Apper hvor du kan velge WebSak blant appene.
   • 
2. Hak av for den filen du vil importere og klikk på Lagre i WebSak oppe til venstre.
3. En boks dukker da opp til høyre hvor du kan søke fram saken du vil importere til. Marker den riktige saken og lagre ved å klikke på diskettikonet oppe i høyre hjørne.
   • 
4. Du vil nå få opp en boks hvor du må fylle ut tittel. Husk at den skal beskrive innholdet i dokumentet slik at det er enkelt å forstå hva det dreier seg om.
5. Klikk Lagre.
   •