UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3132 Opprette en sak (saksmappe) i WebSak

(oppdatert )
Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du oppretter en ny sak i WebSak og hvordan du bruker såkalte saksmaler (maler for saker hvor visse metadata er forhåndsutfylt) og samlemapper (overordnede saker som samler andre saker).

For å opprette en samlemappe, les kunnskapsartikkel KI 3206.
For å opprette en eiendomssak i ein samlemappe, les kunnskapsartikkel KI 3207.
For å opprette et dokument i en sak, les kunnskapsartikkel KI 3140.
Søke etter eksisterende sak
Før du oppretter en sak, søker du i WebSak for å se om det finnes en eksisterende sak som gjelder samme aktivitet og/eller objekt. Vi gjør dette for å samle dokumenter som hører sammen og dermed skape bedre oversikt i arkivet.

Les om de ulike søkealternativene i WebSak i kunnskapsartikkel KI 3131.
Videreføre en eksisterende sak fra Elements
Ved overgangen til WebSak ble de fleste åpne saker i Elements videreført ved at de ble opprettet som nye saker i WebSak. Vær obs på at disse sakene ikke inneholder dokumenter/journalposter fra Elements, men vil være tomme.

Ferdigstilte saker eller saker hvor det ikke hadde vært aktivitet på en stund, ble ikke videreført til WebSak. Det var også en del studentsaker som ikke ble videreført fordi det ble for tidkrevende å prøve å plassere disse i riktig samlemappe når vi ikke kunne se utifra sakstittelen hvilken student det gjaldt.

Har du en sak i Elements som du skal jobbe videre med, må du først søke i WebSak for å sjekke om den allerede finnes der. Gjør følgende:
  1. Finn saken i Elements som du skal fortsette å jobbe med og kopier saksnummeret.
  2. Gå til WebSak og søk etter saksnummeret du fant i Elements. Dette saksnummeret vil stå i tittelen på den nyopprettede saken.
  3. Får du treff på saksnummeret, bruk denne saken og fortsett saksbehandlingen der.
  4. Får du ikke treff på saksnummeret, opprett en ny sak ved å følge veiledningen nedenfor. Skriv gjerne saksnummeret i tittelen slik: "videreførerer XX/XXX".

Opprette en ny sak
Finner du ingen eksisterende sak, oppretter du en ny. NB! Gjelder saken en ansatt, student eller eiendom må den nye saken opprettes i ein samlemappe. Les mer om samlemapper i kunnskapsartikkel KI 3206.

For å opprette en sak gjør du følgende:
  1. Gå til arbeidsbordet. Står du i en sak eller et dokument, vil du ikke få opp knappen for å opprette ny sak, så du må gå tilbake til arbeidsbordet ved å klikke på husikonet enten i venstremenyen eller oppe ved siden av initialene dine.
  2. Nederst i høyre hjørne finner du et plusstegn. Flytt musepekeren dit og klikk på mappeikonet som dukker opp. Dette er knappen for ny sak.
  3. Du vil nå få opp oppsettet for en ny sak hvor du må fylle ut de nødvendige feltene.
Opprette sak fra saksmal
Alle saker opprettes fra en saksmal hvor visse felter (tittel, klassering, skjerming) er forhåndsutfylte. Dette gjør det enklere å opprette en sak i tillegg til at sakstitlene blir standardiserte og dermed mer gjenfinnbare.

Hvilken saksmal du skal velge avhenger av hvilken aktivitet det gjelder (å ansette noen, å tilrettelegge studier for noen, å gjøre et innkjøp, osv.). Det er mulig å søke etter en bestemt saksmal i listen, men søkemulighetene er litt begrenset. Du får kun treff på det første ordet i navnet på malen og det første ordet i beskrivelsen (det som står etter bindestreken).

Slik går du frem for å opprette saken:
  1. Velg riktig saksmal. Vi har ikke fått opprettet saksmaler for alt, så dersom du ikke finner en passende mal, kan du bruke Generell sak (vær obs på at her må du fylle ut tittel og skjerming selv). Vi vil jobbe fortløpende med å få på plass alle de saksmalene vi har bruk for.
    • NB! Gjelder saken en ansatt, student eller eiendom vil du ikke få opp de riktige malene med mindre du oppretter saken i en samlemappe. Les mer om samlemapper i kunnskapsartikkel KI 3206 og oppretting av eiendomssaker i kunnskapsartikkel KI 3207.
  2. Fyll ut Tittel 1. I tittelfeltet vil det (med mindre du har valgt malen Generell sak) stå en tittel. Iblant er den ferdig utfylt og iblant inneholder den tekst i klammer av typen < > hvor teksten må erstattes med noe passende. I eksempelet under må <stillingstittel> og <enhet> erstattes slik at tittelen blir f.eks. Rekruttering - seniorrådgiver ved HR-avdelingen.
  3. Fyll ut Tittel 2 ved behov. Dette er ikke et obligatorisk felt, men brukes dersom deler av en tittel skal skjermes. Tittel 1 kan ikke skjermes, kun Tittel 2. Vi skriver alltid navnet til ansatte og studenter i tittel 2, selv om det ikke skal skjermes, i tilfelle det blir nødvendig å skjerme på et tidspunkt.
  4. Tittel er det eneste du trenger å fylle ut. Klassering er enten forhåndsutfylt eller blir fylt ut av arkivarene.
  5. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne.
  6. Først når saken er opprettet vil du få mulighet til å endre skjermingen på saken. Dette vil være forhåndsutfylt, men du kan endre den ved å klikke på tilgangskoden oppe til høyre. For mer informasjon om skjerming, les kunnskapsartikkel KI 3134.



For å opprette et dokument i saken, les kunnskapsartikkel KI 3140.

Opprette en samlemappe (brukes for ansatte, studenter og eiendommer)
En samlemappe er en overordnet sak som grupperer saker som hører sammen ved å lage en mappestruktur. Selve samlemappen skal ikke inneholde dokumenter, kun saker. Vi benytter samlemapper for ansatte, studenter og eiendommer. På denne måten får vi samlet alt som gjelder den enkelte ansatte/student/eiendom, og informasjonen blir lettere å finne igjen.

For å opprette en samlemappe, les kunnskapsartikkel KI 3206.

Av utseende skiller samlemappen seg fra en vanlig sak med en mørkeblå farge og et ikon med en åpen mappe.


Etter at saken er opprettet

Vis mer informasjon om saken
Brukergrensesnittet i WebSak+ viser lite detaljer om en sak. Hvis du har bruk for mer informasjon, er det mulig å klikke på i-ikonet oppe til høyre eller velge Vis metadata i kontekstmenyen (de tre prikkene). Da åpnes informasjonsboksen på høyre side. Du kan velge å låse visningen av denne boksen ved å klikke på sirkelen oppe i høyre hjørne.

Synes du fortsatt WebSak+ er uoversiktlig eller vanskelig å jobbe i, kan du teste ut Arkiv+. Dette er bare et annet brukergrensesnitt. Her finner du de samme sakene og dokumentene som i WebSak+, men informasjonen er mer synlig og du kan enklere bytte mellom saker ved at de åpner seg i egne faner.
Flere valg i kontekstmenyen
Har du behov for å redigere saken i etterkant, kan du gå til kontekstmenyen (de tre prikkene) øverst i høyre hjørne og velge Rediger. Her har du også andre valg som å legge til kryssreferanse (lenke til en annen sak) eller opprette/redigere tilgangsgrupper (les mer om tilgangsgrupper i kunnskapsartikkel KI 3192).


Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119