1 Godkjenning

1.1 Sende et dokument til godkjenning

1. Åpne dokumentet og sjekk at det er klart for godkjenning
   • dokumentet har status R (Reservert)
   • teksten du har skrevet er ferdig
   • dokumenttittelen beskriver innholdet
   • mottaker av dokumentet er lagt til
2. Klikk på knappen Ny oppgave nederst, eventuelt gå via plussknappen og Ny oppgave.
   • 
3. I oppgavebildet velger du først oppgavetype. For godkjenning har du to alternativ:
   • Til parallell godkjenning: alle godkjennerne mottar sin godkjenningsoppgave samtidig og kan behandle denne uavhengig av de andre.
   • Til sekvensiell godkjenning: godkjennerne mottar sin godkjenningsoppgave i den rekkefølgen saksbehandler velger. Godkjenner 2 vil altså ikke ha mulighet til å godkjenne før godkjenner 1 har godkjent.
     • NB! Dersom godkjenner 1 velger å ikke godkjenne, vil ikke godkjenner 2 få mulighet til å godkjenne. Da avbrytes godkjenningsflyten og saksbehandler må gjøre de endringene som kreves før hen kan sende dokumentet til godkjenning på nytt.
   • 
4. Legg til en eller flere mottakere. Ofte er godkjenner saksbehandlers nærmeste leder, men det kan også være andre. Bare vær obs på at dersom dokumentet er skjermet med tilgangskode må den som skal godkjenne være autorisert for den tilgangskoden for å kunne lese dokumentet.
   • har du valgt parallell godkjenning er det ikke viktig hvilken rekkefølge du legger til mottakerne.
   • har du valgt sekvensiell godkjenning vil dokumentet bli godkjent i den rekkefølgen du legger til mottakerne. Du kan endre rekkefølgen etter at du har lagt dem til ved å bruke pilene til høyre eller dra mottakeren dit du vil.
   • Du kan sette en frist dersom du ønsker at mottaker skal behandle godkjenningsoppgaven innen en viss dato.
   • 
5. Du kan legge til kopimottakere på oppgaven dersom du ønsker at noen skal bli informert.
6. Du kan legge til en merknad ved behov. Dette feltet vil allerede være forhåndsutfylt med informasjon om hvem som har sendt oppgaven og når, men dette kan du i tilfelle fjerne.
7. Klikk Send øverst til høyre.
8. Du finner en oversikt over dokumenter du har sendt til godkjenning i kurven Sendt til godkjenning og uttalelse i venstremenyen.

1.2 Godkjenne et dokument

1. For å godkjenne er det enklest å klikke på oppgaven i kurven, men du kan også gå via kontekstmenyen (de tre prikkene) til høyre og velge Behandle oppgave.
   • 
   • NB! Oppgavene som skal behandles kan ha forskjellige navn. Ved parallell godkjenning vil det stå Til parallell godkjenning. Dersom du er den første til å godkjenne ved sekvensiell godkjenning, vil det stå Til sekvensiell godkjenning. Har noen i samme godkjenningsflyt godkjent før deg, vil det stå Godkjent selv om du ikke har godkjent ennå (dette fordi navnet på oppgaven arves fra forrige godkjenner). Dersom noen har fordelt sin godkjenningsoppgave til deg vil det stå Videresendt for godkjenning. Vi vet at dette er forvirrende, men vi får ikke gjort noe med det. Bare husk at alt som ligger i kurven Mottatt for godkjenning og uttalelse er oppgaver du skal behandle.
2. Klikket du på selve oppgaven i steg 1 får du opp bildet nedenfor. Åpne først filen for å lese innholdet som skal godkjennes og velg deretter enten
   • Godkjent for å godkjenne dokumentet.
   • Ikke godkjent for å returnere dokumentet til saksbehandler for korrigering.
   • Videresendt for godkjenning dersom du ønsker å fordele godkjenningsoppgaven til noen andre. Dette er kun et alternativ ved parallell godkjenning. Det er ikke mulig å gjøre slike endringer i mottakerlisten ved sekvensiell godkjenning.
   • 
3. Du kommer nå til dette oppgavebildet. Her trenger du ikke fylle ut noe med mindre du valgte knappen Behandle oppgave i steg 1 og kom direkte hit. Velg i tilfelle oppgavetype. Hvis du ønsker kan du legge til kopimottakere og en merknad. Klikk Send.
   • 

1.3 Etter at dokumentet er godkjent/ikke godkjent

• Til ekspedering: her havner de dokumentene som er klare for ekspedering (sending). Det gjelder utgående brev, men også N- og X-notater med oppgavetype parallell godkjenning. Notatene må også ekspederes/ferdigstilles (noe som går ut på det samme i WebSak når det gjelder notater. Men ved sekvensiell godkjenning får notater automatisk status E (Ekspedert).).
  • Les kunnskapsartikkel KI 3188 for veiledning om ekspedering av brev og KI 3190 for ferdigstilling/ekspedering av notater.
• Mine dokumenter under behandling: her havner dokumenter hvor godkjenner har valgt å ikke godkjenne. Da må du gjøre eventuelle endringer før du kan sende dokumentet til godkjenning på nytt. Disse dokumentene finner du også i kurven Ikke godkjente dokumenter.
• Godkjente saksframlegg til ferdigstilling: her havner de saksframleggene som har blitt godkjent og må ferdigstilles (få status F (Ferdig)). Det gjelder kun saksframlegg med oppgavetype parallell godkjenning. Ved sekvensiell godkjenning får saksframlegg automatisk status F etter godkjenning. Les kunnskapsartikkel [lenke kommer] for mer informasjon om ferdigstilling.

• Godkjente dokumenter: dine dokumenter hvor godkjenner har valgt å godkjenne.
• Ikke godkjente dokumenter: dine dokumenter hvor godkjenner har valgt å ikke godkjenne. Disse havner også i kurven Mine dokumenter under behandling.
• Ekspederte/ferdigstilte notater og saksframlegg: dine notater og saksframlegg som har fått status E (Ekspedert) eller F (Ferdig). Her ligger det dokumenter både med fullført oppgaveflyt og uten noen oppgaveflyt.

2 Uttalelse

2.1 Sende et dokument til uttalelse

1. Åpne dokumentet og sjekk at det er klart for å sendes til uttalelse. Dokumentet kan ha hvilken som helst status og trenger ikke stå i R (Reservert) som ved godkjenning.
2. Følg stegene ovenfor i 1.1 Sende et dokument til godkjenning for å opprette en oppgave, men velg enten
   • Til parallell uttalelse: alle mottakerne mottar sin oppgave samtidig og kan behandle denne uavhengig av de andre.
   • Til sekvensiell godkjenning: mottakerne mottar sin oppgave i den rekkefølgen saksbehandler velger. Mottaker 2 vil altså ikke ha mulighet til å gi en uttalelse før mottaker 1 har kommet med sin.
3. Når du har opprettet oppgaven vil du finne en oversikt over dokumenter du har sendt til godkjenning i kurven Sendt til godkjenning og uttalelse i venstremenyen.

2.2 Gi en uttalelse

• Uttalelse for å gi en uttalelse.
• Ingen uttalelse for å la være å gi en uttalelse.
• Videresendt for uttalelse dersom du ønsker å fordele oppgaven til noen andre. Dette er kun et alternativ ved parallell uttalelse. Det er ikke mulig å gjøre slike endringer i mottakerlisten ved sekvensiell uttalelse.

2.3 Etter dokumentet har fått en uttalelse

3 Beskjed

3.1 Sende en beskjed på et dokument

1. Åpne dokumentet og sjekk at det er klart for å sendes med en beskjed. Dokumentet kan ha hvilken som helst status og trenger ikke stå i R (Reservert) som ved godkjenning.
2. Følg stegene ovenfor i 1.1 Sende et dokument til godkjenning for å opprette en oppgave, men velg Beskjed og skriv deretter beskjeden i merknadsfeltet.

3.2 Besvar beskjeden eller avskriv

• Beskjed dersom du ønsker å svare på beskjeden ved å sende en beskjed i retur.
• Tatt til etteretning dersom det ikke er nødvendig med et svar.

3.3 Etter at beskjeden er behandlet