UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3205 Fordele saker/dokumenter i WebSak

(oppdatert )
Alle med lederrolle i WebSak har mulighet til å fordele saker og dokumenter som har kommet til deres enhet. Er du ikke leder, men skal likevel fordele, må du søke om å få en lederrolle i UiBtilgang. Du finner informasjon om hvordan du søker i kunnskapsartikkel KI 3210.

Skal du fordele ved en annen enhet enn den du tilhører, må du først få tilgang ved den enheten - altså være autorisert for nødvendige tilgangskoder på enhetsnivå. Denne kunnskapsartikkelen KI 3209 forklarer hvordan du kan søke om tilganger. Les mer om tilgangskoder og tilgangsstyring i WebSak her.
Fordele saker/dokumenter ved egen enhet
I WebSak er det ikke mulig for en bruker å ha mer enn én rolle. Rollen ligger ved den administrative enheten du tilhører. Dersom du skal fordele ved en annen enhet enn din egen, gå til Fordele saker/dokumenter ved en annen enhet nedenfor.

For å fordele ved din egen enhet bruker du kurvene i venstremenyen.
  • Saker til fordeling inneholder saker/saksmapper
  • Inngående brev til fordeling inneholder dokumenter/journalposter som vi har mottatt fra eksterne avsendere
  • Notater til fordeling inneholder interne notater med eller uten oppfølging (N- og X-notater) hvor din enhet er satt som mottaker
  • Kopier til fordeling inneholder dokumenter hvor din enhet er satt som kopimottaker
  • Oppgaver til fordeling (godkjenning m.m.) inneholder oppgaver som har blitt sendt til din enhet for godkjenning, uttalelse eller som en beskjed.



  1. Gå til en av kurvene for fordeling. Det er mulig med ulike visninger i kurvene, men for å få best oversikt, anbefaler vi tabellvisning. Endre til denne ved å klikke på tabellikonet til høyre.
  2. I kontekstmenyen (de tre prikkene til høyre for saken/dokumentet) velger du Fordel. (Du har også mulighet til å endre saksbehandler ved å klikke på Rediger/Rediger dokument.)
  3. Søk opp personen du vil fordele til i feltet Saksbehandler. Du har også mulighet til å legge til en frist, en merknad eller en ny mottaker. Dersom saken/dokumentet har havnet feil, kan du velge en annen adm. enhet i feltet Avdeling.
  4. Klikk Fordel oppe til høyre.

I kurven er det også mulig å fordele flere på en gang dersom de skal til samme saksbehandler. Klikk da på ikonet for Velg flere helt til høyre, hak av for de sakene/dokumentene det gjelder og velg Fordel.


Fordele dokumenter ved en annen enhet
Dersom du skal fordele ved en annen enhet enn din egen, er det foreløpig ikke mulig å bruke kurvene i venstremenyen. Du må i stedet bruke et avansert søk.
  1. Oppe til høyre er det et forstørrelsesglass. Klikk på pilen til venstre for dette og gå til Avansert søk og deretter Restanser.
  2. Du får nå opp et søkebilde med mange felt.
  3. Velg enhetene du er interessert i, i det øverste feltet som heter «Adm. enheter». (Ikke bruk det nederste feltet»). Velg deretter Utfør søk.
I søkeresultatene vil du se alle restansene ved enhetene det gjelder. I kolonnen «Saksbehandler» kan du se hvilke som er ufordelt. Disse kan du fordele på vanlig måte. Merk at det kan finnes journalposter til fordeling på hver side i søkeresultatet. Sortering fungerer ikke på tvers av sider i søkeresultatet.

Du har også mulighet til å lagre egne søk som du oppretter ved å velge Lagre søk i kontekstmenyen. Søket vil du finne igjen i Mine lagrede søk.


NB: Foreløpig kan man bare se oppgaver til fordeling ved sin egen enhet (i kurven for dette).


Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119
Fordele saker/dokumenter ved en annen enhet [utdatert]
Dersom du skal fordele ved en annen enhet enn din egen, er det ikke mulig å bruke kurvene i venstremenyen. Du må heller søke fram det som ligger ufordelt ved hjelp av predefinerte søk.
  1. Oppe til høyre er det et forstørrelsesglass. Klikk på pilen til venstre for dette og gå til Avansert søk og deretter Arkivsøk.
  2. Du får nå opp et søkebilde med mange felt. Gå til kontekstmenyen (de tre prikkene oppe i høyre hjørne) og velg Mine lagrede søk. Her vil det ligge noen søk for fordeling hvor alle nødvendige felter er fylt ut bortsett fra adm. enhet. (Enn så lenge støtter ikke WebSak å søke opp kopier eller oppgaver til fordeling utenfor kurvene, men vi jobber med å få dette på plass).
  3. Klikk på det søket du ønsker.

Saker til fordeling
Du får nå opp søkebildet hvor du må fylle ut riktig enhet i feltet Adm. enhet under Saker. Du kan velge flere enn én enhet. Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke.


Inngående brev til fordeling
Fyll ut riktig enhet i feltet Adm. enhet under Dokumenter. Du kan velge flere enn én enhet. Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke.


Notater til fordeling
For å søke fram N- og X-notater ser bildet litt annerledes ut, men her skal du også fylle ut feltet Adm. enhet. Du kan velge flere enn én enhet. Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke.


Du har også mulighet til å lagre egne søk som du oppretter ved å velge Lagre søk i kontekstmenyen.



Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119