UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3189 Markere et utgående brev som ekspedert (sendt)

(oppdatert )
Når et brev blir ekspedert i WebSak får dokumentet automatisk status E (Ekspedert), og det vil framgå av forsendelsesstatusen hvordan brevet er sendt. Dersom du har sendt et brev utenfor WebSak (f.eks. på e-post i Outlook eller som fysisk post), må du manuelt markere dokumentet som ekspedert i etterkant.
Hvordan markere et brev som ekspedert
Dersom du har sendt brevet utenfor WebSak, må du manuelt endre status på dokumentet og skrive en merknad slik at vi kan dokumentere at det er sendt. Arkivarene behøver denne informasjonen for å utføre sine kontrolloppgaver i tillegg til at UiB må ha en oversikt over hvilke brev som har blitt sendt ut.
Endre status på dokumentet
  1. Gå til Rediger dokument i kontekstmenyen (de tre prikkene øverst i høyre hjørne).
  2. Klikk på Avansert slik at du får opp flere felt og velg status E - Ekspedert av saksbehandler, leder eller annen instans.
  3. Klikk Lagre.

Får du feilmelding?
Dersom du får feilmeldingen på bildet nedenfor når du prøver å endre status på dokumentet, kan du la statusen være og heller bare skrive en merknad om at brevet har blitt sendt. Vi jobber med å løse denne feilen.


Opprett en merknad på dokumentet
Du har ikke mulighet til å legge til forsendelsesmåte, så skriv heller en merknad på dokumentet som forklarer hvordan og eventuelt når det ble sendt til mottaker. Gå da til plusstegnet og velg Ny merknad.


Du finner dokumentets merknader i fanen Merknader.



Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119