KI 3257 Bruke samlemapper (mappestruktur) i WebSak

Samlemapper brukes for studenter, ansatte/oppdragstakere og for eiendom. Se kunnskapsartikkelen KI 3206 Opprette en samlemappe for mer informasjon om dette.

Samlemapper kan også brukes i andre tilfeller hvor det er ønskelig å samle flere saker av samme type, for eksempel når det opprettes en ny sak hvert år.

Samlemapper skal i utgangspunktet bare brukes for saker av samme type. Alle sakene må være i samme arkivdel. Det innebærer at en sak som gjelder en bestemt person eller eiendom, ikke kan være i en annen samlemappe enn den som er tiltenkt for denne personen/eiendommen.

Samlemapper kan bare inneholde saker, ikke dokumenter.

Se brukerveiledningen fra leverandøren om hvordan du kan bruke samlemapper.

Du kan gjøre en eksisterende sak til en samlemappe (se veiledningen over), men den må være tom (uten dokumenter). Hvis du allerede har saker du vil samle i en samlemappe, opprett en ny, tom sak av samme type og gjør den til en samlemappe. Så legger du de andre sakene til i samlemappen.

Ordensregler

Sakene i samlemappen må ha titler som gjør dem søkbare uavhengig av samlemappen de ligger i. De må mer eller mindre ha samme tittel som om de ikke var i en samlemappe, ikke bare et årstal eller lignende.

Det skal bare være én samlemappe per student, ansatt/oppdragstaker eller eiendom. Dette er også en forutsetning for hvordan skjematjenester fungerer.

Ikke flytt saker ut av samlemapper for studenter, ansatte/oppdragstakere eller eiendommer uten at dette er avklart med arkivtjenesten.

NB: Dersom du skal flytte en sak ut av en samlemappe, velg «Løsriv fra strukturen», ikke «Løsriv til ny struktur» (som brukes for å flytte en sak til et annet sted i en samlemappe).