UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3206 Opprette en samlemappe (for ansatte, studenter eller eiendommer) i WebSak

(oppdatert )
En samlemappe er en overordnet sak som grupperer saker som hører sammen ved å lage en mappestruktur. Selve samlemappen skal ikke inneholde dokumenter, kun saker. Vi benytter samlemapper for ansatte, studenter og eiendommer. På denne måten får vi samlet alt som gjelder den enkelte ansatte/student/eiendom, og informasjonen blir lettere å finne igjen.

For å opprette en "vanlig" sak, gå til kunnskapsartikkel KI 3132.

For å lese om bruk av samlemapper for andre forsmål se kunnskapsartikkel KI 3257 Bruke samlemapper (mappestruktur) i WebSak.
Før du oppretter en samlemappe
Søk i WebSak for å se om det finnes en samlemappe fra før som gjelder vedkommende eller eiendommen.
  • søk på navn eller ansattnummer dersom det gjelder en ansatt
  • søk på navn eller studentnummer dersom det gjelder en student
  • søk på adresse, byggnummer eller gnr/bnr dersom det gjelder en eiendom
Trenger du hjelp med å søke, les kunnskapsartikkel KI 3131.
Opprette samlemappe for en ansatt
Alle ansatte ved UiB skal ha hver sin samlemappe som inneholder vedkommendes personalsaker. De ulike personalsakene tar for seg hvert sitt tema og inneholder dokumentasjon om den ansattes ansettelsesforhold, lønnsforhandlinger, sykefraværsoppfølging, osv. Disse sakene tilhører arkivdel Personalarkiv for UiB og har ansattnummer som primærklassering. Alle skal skjermes med minst tilgangskode P.
  1. Velg ny Ny sak på plusstegnet nede til høyre.
  2. Søk på f.eks. ordet samlemappe i feltet Saksmal og velg Samlemappe for ansatt/oppdragstaker med ansattnummer (har ikke den ansatte fått ansattnummer ennå, velger du Samlemappe for ansatt/oppdragstaker uten ansattnummer).
  3. Feltet Tittel 1 vil være forhåndsutfylt, men du må skrive inn den ansattes navn i Tittel 2.
  4. Tittel er det eneste du trenger å fylle ut. Klassering blir enten fylt ut automatisk eller av arkivarene. Skjermingen er forhåndsutfylt og vil bli synlig når du har opprettet saken.
  5. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne.
Du kan nå opprette en sak i samlemappen ved å stå i riktig mappe og velge Ny sak på plusstegnet nede i høyre hjørne. Deretter oppretter du saken som beskrevet i kunnskapsartikkel KI 3132. Du skal nå få opp de riktige saksmalene ved valg av mal (men dessverre får du også opp maler som ikke gjelder personal. Vi blir ikke kvitt disse, så bare Ignorer dem.).

NB! Noen typer personalsaker må opprettes utenfor samlemappen. Dette gjelder saker som krever skjerming med tilgangskode PX (konflikt, bekymringsmelding, avskjedigelse) for å hindre at brukere uten PX-autorisasjon skal kunne se hvem det gjelder utifra de andre sakene i samlemappen.
Opprette samlemappe for en student
Alle studenter ved UiB skal ha hver sin samlemappe som inneholder vedkommendes studentsaker. De ulike studentsakene tar for seg hvert sitt tema og inneholder dokumentasjon om studentens studieløp, tilretteleggingsbehov, eksamensklage, ph.d.-utdanning, osv. Disse sakene tilhører arkivdel Studentarkiv for UiB og har studentnummer som primærklassering. Alle skal skjermes med minst tilgangskode S.
  1. Velg ny Ny sak på plusstegnet nede til høyre.
  2. Søk på f.eks. ordet samlemappe i feltet Saksmal og velg Samlemappe for student (har ikke studenten fått studentnummer ennå, velger du Samlemappe for student uten studentnummer).
  3. Feltet Tittel 1 vil være forhåndsutfylt, men du må skrive inn studentens navn i Tittel 2.
  4. Tittel er det eneste du trenger å fylle ut. Klassering blir enten fylt ut automatisk eller av arkivarene. Skjermingen er forhåndsutfylt og vil bli synlig når du har opprettet saken.
  5. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne.
Du kan nå opprette en sak i samlemappen ved å stå i riktig mappe og velge Ny sak på plusstegnet nede i høyre hjørne. Deretter oppretter du saken som beskrevet i kunnskapsartikkel KI 3132. Du skal nå få opp de riktige saksmalene ved valg av mal (men dessverre får du også opp maler som ikke gjelder studenter. Vi blir ikke kvitt disse, så bare Ignorer dem.).

NB! Noen typer studentsaker må opprettes utenfor samlemappen. Dette gjelder saker som krever skjerming med tilgangskode SX (fusk, skikkethet) for å hindre at brukere uten SX-autorisasjon skal kunne se hvem det gjelder utifra de andre sakene i samlemappen.
Opprette samlemappe for en eiendom
Alle eiendommer UiB eier eller drifter skal ha hver sin samlemappe som inneholder de sakene som omhandler eiendommen. De ulike eiendomssakene tar for seg hvert sitt tema og inneholder dokumentasjon om byggeprosjekt, tilsyn, leie/utleie, kjøp/salg, osv. Disse sakene tilhører arkivdel Eiendomsarkiv for UiB og har byggnummer og matrikkelnummer som primærklassering. Alle skal ha minst tilgangskode INT (som betyr at saken er internt åpen og ikke skjermet).
  1. Velg ny Ny sak på plusstegnet nede til høyre.
  2. Søk på f.eks. ordet samlemappe i feltet Saksmal og velg Samlemappe for eiendom.
  3. Feltet Tittel 1 vil være forhåndsutfylt, men du må skrive inn eiendommens adresse og eventuelt byggets navn i Tittel 2.
  4. I tillegg må du legge til klassering. Klikk på Klasseringer slik at du får fram feltene for ordningsprinsipp, ordningsverdi og beskrivelse. Ordningsprinsippet UiB BYGGNR er forhåndsvalgt. Søk opp byggnummeret (i det midterste feltet) slik at dette stemmer overens med bygget saken gjelder. Her kan du søke på enten byggnummer, gårds- og bruksnummer, adresse eller navn på bygg.
    • Finner du ikke riktig byggnr. i listen kan du midlertidig klassere med ordningsverdi «0 (0/0/0)» og gi beskjed til arkivtjenesten om hva som mangler.
  5. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne. Skjermingen er forhåndsutfylt og vil bli synlig når du har opprettet saken.
Du kan nå opprette en sak i samlemappen ved å stå i riktig mappe og velge Ny sak på plusstegnet nede i høyre hjørne. Deretter oppretter du saken som beskrevet i kunnskapsartikkel KI 3207. Du skal nå få opp de riktige saksmalene ved valg av mal (men dessverre får du også opp maler som ikke gjelder eiendom. Vi blir ikke kvitt disse, så bare Ignorer dem.).
Etter at samlemappen er opprettet
Av utseende skiller samlemappen seg fra en vanlig sak med en mørkeblå farge og et ikon med en åpen mappe.


Opprette en sak i samlemappen
For å opprette en sak i en samlemappe må du stå i riktig mappe og velge Ny sak på plusstegnet nede i høyre hjørne. Deretter oppretter du saken som beskrevet i kunnskapsartikkel KI 3132. (For eiendomssaker, les kunnskapsartikkel KI 3207.) Du skal nå få opp de riktige saksmalene ved valg av mal (men dessverre får du også opp maler som er helt irrelevante. Vi blir ikke kvitt disse, så bare Ignorer dem.).

Tips! Når du har opprettet en eller flere saker i samlemappen, klikk på listesymbolet øverst til høyre. Da åpnes mappestrukturen på venstre side slik at du har oversikt over sakene når du klikker deg inn på en av dem.



Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119