UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3511 Endre forsendelsesstatus på et brev hvor ekspederingen har feilet

(oppdatert )
I WebSak er det kronglete å få endret forsendelsesstatusen på et utgående brev til Ekspedert, men ikke umulig. Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan en dokumentasjonsforvalter manuelt kan endre forsendelsesstatus når de finner et brev hvor ekspederingen har feilet, men det likevel har blitt sendt på en annen måte og kan journalføres.
NB! Blir et dokument journalført med forsendelsesstatus Feilet, vil det bli liggende i kurven Ekspedering feilet hos saksbehandler og skape rot. Saksbehandler kan ikke endre dette selv ettersom man må ha arkivarrolle for å kunne endre dokumentstatus fra E til R.

Det er kun nødvendig å endre forsendelsesstatus dersom ekspedering til en mottaker har feilet. Har den ikke feilet, men brevet har likevel blitt sendt utenfor WebSak, kan dette journalføres direkte uten at det blir gjort noe med forsendelsesstatusen. I slike tilfeller kan saksbehandler selv endre dokumentstatus til E og legge til en forklarende merknad (se kunnskapsartikkel KI 3189).
Endre forsendelsesstatus til Ekspedert
For å endre forsendelsesstatus må du ekspedere brevet på nytt, men denne gangen fysisk ved utskrift og ikke digitalt. Brevet vil da ikke bli sendt til mottaker, men WebSak vil likevel regne det som ekspedert.
  1. Sett først dokumentstatus tilbake til R (eventuelt F).
  2. Velg Ekspeder i kontekstmenyen (de tre prikkene).
  3. Endre forsendelsesmåte til Papir. Har ekspederingen feilet hos flere mottakere, endrer du til Papir for alle.
  4. Klikk på Forhåndsvisning oppe til høyre.
  5. Dersom du får opp en boks med spørsmål om du ønsker å endre brevdato, velger du Nei. Velger du Ja, blir datoen i brevet endret til dagens dato, og det ønsker vi ikke så lenge dette gjelder brev som har blitt sendt tidligere.
  6. Klikk på Ekspeder.
  7. Du vil nå få opp en boks med mulighet for utskrift. Kikk på Gå videre (siden vi ikke har bruk for å skrive ut filen - vi skal jo ikke faktisk sende den).
  8. Du vil bli bedt om å bekrefte at dokumentet er skrevet ut og sendt til mottaker. Hak først av for mottakeren(e) og klikk på Bekreft.
  9. Dokumentet har nå fått status E og forsendelsesstatusen er endret til Ekspedert.
  10. Journalfør dokumentet.
Dokumentet vil ikke lenger dukke opp i saksbehandlernes kurv Ekspedering feilet eller i dokumentasjonsforvalternes kurv Ekspedering feilet (alle) som inneholder alle brev hvor eksepderingen har feilet.
Legg til en merknad på dokumentet
Husk til slutt å skrive en merknad om hvordan og eventuelt når brevet ble sendt til mottaker. Du oppretter en merknad ved å gå til plusstegnet på dokumentet.






Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119